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Redacción y envío de correos electrónicos

29 abr 2013, Posted by Websites Editors in Imagen corporativa, Ortografía, Redacción

Redacción de e-mails

Comunicación interna y externa

 

¿Saben sus empleados cómo comportarse en la red? ¿Y usted? ¿Ha elaborado su empresa una Guía de estilo y buenas prácticas internas y externas?

 

  • No solo los responsables de comunicación deben conocer las reglas: cualquier empleado, con sus acciones en la red, contribuye a crear su reputación online

  • Seguir unas cuantas normas de comunicación interna evita muchos problemas

 

Las personas que trabajan en una empresa redactan y envían a diario correos electrónicos; tienen dados de alta sus perfiles en redes sociales, perfiles que incluyen la empresa para la que trabajan, participan en foros, etc. Todos ellos, aunque no sean portavoces “oficiales” de la empresa, pueden dañar o beneficiar su imagen en función de cuál sea su comportamiento en la red.
Por este motivo, es conveniente elaborar un manual corporativo sobre la comunicación en Internet que marque unas pautas básicas comunes y ayude a los empleados a despejar algunas dudas muy frecuentes.

 

El asunto

Seamos claros y descriptivos a la hora de escoger el título del asunto: ayudará al destinatario a valorar lo que se le envía y a encontrar el mensaje si tiene que consultarlo posteriormente.

 

El tratamiento

Escojamos el tratamiento adecuado para dirigirnos a cada destinatario. No hay ninguna razón para, por ejemplo, tutear a quien trataríamos de usted en una carta.

 

El saludo

En español, después del saludo se escriben dos puntos (la coma es un anglicismo). Por ejemplo: “Querido Eduardo:” (en lugar de “Querido Eduardo,”).

 

Después del encabezamiento, lo apropiado es seguir escribiendo en renglón aparte

 

Seamos breves

La norma no escrita (como tantas) es que un mensaje no debería tener más de 3 párrafos. Si la razón del correo requiere extenderse más, deberíamos enviar un documento adjunto.

 

No enviemos jeroglíficos

Evitemos que el otro tenga que descifrar nuestros mensajes. Ser conciso no significa escribir en clave. No abusemos de las siglas, abreviaturas, iconos, etc.

 

Cuidemos la ortografía

Escribir con faltas daña nuestra imagen y la de la empresa, y le dificulta al destinatario la lectura y comprensión del mensaje. Si la redacción no es nuestro fuerte, utilicemos al menos el corrector.

 

Hay que saber mandar

Cuando se da una orden, lo correcto es no utilizar el estilo impersonal y dirigirse directa y exclusivamente a la persona a quien va dirigida. Es descortés utilizar expresiones como “Se debería comunicar a los clientes…” o utilizar el plural en lugar del singular cuando la petición va dirigida a una sola persona.

 

Cuidado con las mayúsculas

En Internet, escribir utilizando las mayúsculas equivale a gritar.

 

Estructuremos el contenido

Si en un solo mensaje tratamos varios temas, debemos enumerarlos para facilitar la lectura y la respuesta del receptor a los diversos puntos.

 

Si enviamos documentos adjuntos, avisemos

¿Alguna vez le ha pasado desapercibido un documento adjunto? Pues eso. No cuesta nada explicitar que se envía información en uno o varios documentos.

 

Seamos educados

Independientemente de si nos dirigimos a un compañero, a un amigo, a un cliente, a un superior o a un subordinado.

 

No envíe nunca un mensaje “en caliente”

Al día siguiente se alegrará de haberlo dejado “dormir”.

 

La despedida

La coma después del saludo final es propia del inglés. En español es preferible utilizar el punto.

 

Revisemos los mensajes antes de enviarlos

Todos llevamos una vida ajetreada, pero dedicar unos segundos a revisar lo escrito antes de enviar el mensaje nos ayudará a mejorarlo (seguro), nos puede ahorrar tiempo ‘a posteriori’ ( la redacción de un nuevo mensaje clarificándole cuestiones al destinatario) y el receptor nos lo agradecerá (aunque no diga nada).

 

Los mensajes en copia pueden detonar una bomba

Preguntémonos si está justificado poner en copia a otras personas. La variedad de consecuencias negativas que tiene esta (mala) costumbre debería hacérnoslo pensar tres veces antes de darle a “CC”.

 

La firma debe incluir los datos de contacto necesarios

Además del nombre, añadamos los datos necesarios para que el receptor del mensaje pueda identificarnos, ponerse en contacto con nosotros y no tener que buscar un mensaje anterior para encontrar nuestro teléfono.

 

Unifique la imagen corporativa de las firmas

En algunas empresas, cada empleado utiliza una variante distinta del logo, un tipo de fuente, etc., de tal manera que un mismo cliente ve imágenes corporativas diferentes de su empresa.

 

Evitemos utilizar la cuenta de la empresa para cuestiones personales

 

Mejor responder brevemente un mensaje que dar la callada por respuesta

En ocasiones, uno tiene la sensación de estar obligado a responder los mensajes ipso facto (cuando, generalmente, no es así). Pero una cosa es tomarse el tiempo necesario o adecuado y otra muy distinta es no responder con el pretexto de que estamos muy ocupados.

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